Términos y Condiciones de Uso

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1. Definiciones

Para efectos de estos términos, se entiende por:

• "KSegura 365" / "la Compañía": La empresa titular de la plataforma y del software SG-SST.
• "Plataforma": El software KSegura 365 accesible en ksegura365.com y aplicaciones móviles asociadas.
• "Cliente" / "Usuario": Toda persona natural o jurídica que acceda, use o contrate los servicios de la Plataforma.
• "SG-SST": Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo conforme al Decreto 1072 de 2015.
• "Contenido del Cliente": Toda la información, documentos y datos que el Cliente cargue o genere en la Plataforma.
• "Plan": Modalidad de suscripción contratada (Básico, Profesional o Empresarial).
• "IA": Herramientas de Inteligencia Artificial integradas en la Plataforma para automatizar tareas del SG-SST.

2. Aceptación y Modificaciones

El uso de la Plataforma implica la aceptación plena e incondicional de estos Términos y Condiciones, así como de la Política de Privacidad y cualquier política adicional publicada en el sitio.

KSegura 365 podrá modificar estos términos en cualquier momento. Los cambios materiales serán notificados con al menos 15 días de anticipación por correo electrónico y/o aviso en la Plataforma. El uso continuado del servicio después de la notificación constituye aceptación de los cambios.

3. Descripción del Servicio

KSegura 365 es una plataforma SaaS (Software as a Service) diseñada para facilitar la implementación, gestión y mantenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en Colombia, con herramientas de Inteligencia Artificial.

El servicio incluye, según el plan contratado:

• Diagnóstico del SG-SST con análisis de brechas normativas
• Generación automática de documentos con IA (políticas, matrices, procedimientos)
• Gestión de capacitaciones, exámenes médicos e indicadores
• Dashboard de cumplimiento en tiempo real (PHVA)
• Alertas de riesgo y vencimientos normativos
• Reportes para auditorías internas y externas
• Asistente virtual de consulta normativa 24/7

4. Registro y Cuenta

Para acceder a la Plataforma, el Usuario debe crear una cuenta con información veraz, completa y actualizada. El Usuario es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso
• Notificar inmediatamente a KSegura 365 sobre cualquier uso no autorizado de su cuenta
• Todos los actos realizados bajo su cuenta, sean o no autorizados por él

KSegura 365 se reserva el derecho de suspender o eliminar cuentas que violen estos términos.

5. Planes, Precios y Pagos

5.1 Precios

Los precios de cada plan están publicados en ksegura365.com/#precios en pesos colombianos (COP) más IVA aplicable, y están sujetos a cambios con previo aviso de 30 días a los clientes activos.

5.2 Facturación

La suscripción se factura mensualmente (o anualmente si así se contrata) de forma anticipada. El pago se realiza a través de los métodos habilitados en la Plataforma (tarjeta de crédito/débito, PSE, transferencia bancaria).

5.3 Falta de pago

En caso de incumplimiento en el pago, KSegura 365 podrá:

1. Suspender el acceso a la Plataforma tras 5 días calendario de mora
2. Terminar el contrato tras 30 días de mora, con pérdida de los datos almacenados según lo establecido en la Política de Privacidad

5.4 Reembolsos

No se realizan reembolsos por periodos parciales de suscripción ya facturados, excepto en los siguientes casos: (i) falla técnica grave imputable a KSegura 365 que impida el uso del servicio por más de 72 horas continuas; (ii) cancelación dentro de los primeros 7 días de un nuevo plan pagado.

6. Periodo de Prueba Gratuita

KSegura 365 ofrece un periodo de prueba gratuita de 30 días calendario sin necesidad de tarjeta de crédito, sujeto a las siguientes condiciones:

• Solo disponible para nuevos clientes (una prueba por empresa)
• Acceso a las funcionalidades del plan Profesional durante el periodo de prueba
• Al finalizar el periodo de prueba sin contratar un plan, la cuenta se suspenderá y los datos se conservarán por 15 días adicionales para descarga
• KSegura 365 se reserva el derecho de modificar o eliminar esta oferta en cualquier momento

7. Obligaciones del Cliente

El Cliente se compromete a:

• Utilizar la Plataforma únicamente para fines legales y conforme a su objeto (gestión SG-SST)
• Garantizar que cuenta con las autorizaciones de los empleados cuyos datos ingrese en la Plataforma
• Mantener actualizada la información de la empresa en la Plataforma
• Verificar la pertinencia y exactitud de los documentos generados por la IA antes de implementarlos
• No ceder, sublicenciar ni transferir su cuenta a terceros sin autorización previa y escrita de KSegura 365

8. Usos Prohibidos

Queda expresamente prohibido:

• Hacer ingeniería inversa, descompilar o intentar extraer el código fuente de la Plataforma
• Usar la Plataforma para actividades ilegales, fraudulentas o que violen derechos de terceros
• Cargar contenido malicioso (virus, malware, ransomware) en la Plataforma
• Sobrecargar intencionalmente la infraestructura de KSegura 365 (ataques DoS/DDoS)
• Revender, redistribuir o crear productos derivados del servicio sin autorización
• Usar robots, scrapers u otras herramientas automatizadas para extraer datos de la Plataforma
• Suplantar la identidad de KSegura 365 o de otros usuarios

9. Propiedad Intelectual

9.1 Propiedad de KSegura 365

La Plataforma, incluyendo su código fuente, diseño, marca, logo, algoritmos de IA, documentación y contenido propio, son propiedad exclusiva de KSegura 365 y están protegidos por las leyes colombianas de propiedad intelectual (Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993) y los tratados internacionales aplicables.

La contratación del servicio no otorga al Cliente ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma; únicamente una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y usar la Plataforma durante la vigencia del plan contratado.

9.2 Contenido del Cliente

El Cliente conserva todos los derechos sobre el Contenido del Cliente que ingrese en la Plataforma. Al usar el servicio, el Cliente otorga a KSegura 365 una licencia limitada para procesar dicho contenido exclusivamente con el fin de prestar el servicio contratado.

KSegura 365 podrá usar datos anonimizados y agregados para mejorar sus modelos de IA y el servicio, sin que esto implique identificación de empresas o personas específicas.

10. Datos y Privacidad

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de KSegura 365, la cual forma parte integral de estos Términos.

KSegura 365 actúa como Encargado del Tratamiento respecto a los datos de los empleados que el Cliente ingrese en la Plataforma. El Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de dichos datos conforme a la Ley 1581 de 2012.

11. Disponibilidad del Servicio (SLA)

KSegura 365 se compromete a mantener una disponibilidad del servicio del 99.9% mensual, equivalente a menos de 43.8 minutos de inactividad no programada por mes, excluyendo:

• Mantenimientos programados (notificados con 24 horas de anticipación)
• Eventos de fuerza mayor (casos fortuitos, desastres naturales, interrupciones de servicios de terceros)
• Ataques de seguridad de terceros

Los créditos por incumplimiento del SLA aplican únicamente para planes Empresarial y serán evaluados caso a caso.

12. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley colombiana, KSegura 365 no será responsable por:

• Pérdidas de negocio, lucro cesante o daño emergente derivados del uso o imposibilidad de uso de la Plataforma
• Decisiones empresariales tomadas con base en información generada por la IA de la Plataforma
• Sanciones del Ministerio del Trabajo u otras autoridades por incumplimiento normativo del Cliente
• Pérdida de datos causada por acciones del propio Cliente
• Interrupciones del servicio por causas fuera del control de KSegura 365

La responsabilidad máxima de KSegura 365 frente al Cliente, en cualquier circunstancia, no excederá el valor pagado por el Cliente en los 3 meses anteriores al evento que generó el daño.

13. Cancelación y Terminación

13.1 Cancelación por el Cliente

El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de configuración de la Plataforma o enviando un correo a soporte@ksegura365.com. La cancelación aplica al inicio del siguiente periodo de facturación.

13.2 Terminación por KSegura 365

KSegura 365 podrá terminar o suspender el servicio inmediatamente, sin derecho a reembolso, cuando el Cliente:

• Viole cualquiera de estos Términos
• Realice actividades ilegales o fraudulentas mediante la Plataforma
• No pague la suscripción dentro de los plazos establecidos

13.3 Efectos de la terminación

Tras la cancelación o terminación, el Cliente tendrá 30 días para descargar su Contenido del Cliente en formato estándar. Pasado ese plazo, KSegura 365 procederá a la eliminación definitiva de los datos.

14. Ley Aplicable y Resolución de Conflictos

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Cualquier controversia que surja en relación con estos Términos se resolverá, en primera instancia, mediante negociación directa entre las partes durante un plazo de 15 días hábiles. De no llegarse a un acuerdo, la disputa será sometida a la decisión de la Cámara de Comercio de Bogotá mediante arbitraje, conforme al Reglamento de Arbitraje Nacional vigente.

Para asuntos de menor cuantía, las partes podrán acudir a los mecanismos alternativos de solución de conflictos (MASC) ante los centros de conciliación autorizados.

15. Contacto

Para preguntas sobre estos Términos y Condiciones:

📧 legal@ksegura365.com
📧 Soporte: soporte@ksegura365.com
🌐 ksegura365.com

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